お疲れさまです
くおりです
今回は食品製造業での第三者認証取得へ向けた社内調整を話しします
自分の場合はJFS-B規格をHACCPの対応のために取得しました
今回の記事では以下のことが学べます
- 第三者認証を取得するための経営者の説得方法
- 社内の関係部署への連絡
今回は社内の関係部署への連絡、協力を得るための方法を説明します（実体験を元にやっているので参考までに）
実際の監査で合格するための手法は別の機会に話します
関係部署から同意を得るために必要なこと
認証を取得しようとするあなたに必ず発生します
嫌がる人は必ずいます！！
その場合はそれを「チャンス！」と捉えて、こうして取り組めばできる！
っとは、いいません
どこかの自己啓発系のセミナーではありそうですが、ここではロジカルシンキングで進めますね
相手の「メリットとデメリット」、あとは多くの人の「考え方の原則」について知ることで解決できます
認証を新たに取るときに取得する人は以下のことを思うでしょう
- 企業に認証ブランドがつくことで会社の価値が上がる
- 認証取得したら社外の取引先へアピールできる
- 働いている従業員も認証を持っている会社でその中で働くことで自信と誇りをもてる
- 監査や内部監査などを通じて会社が継続的に成長できる
では、認証を受けるときの他の部署の反応はどんなものがあるでしょうか
- 認証なんて取ったら書類作成とかめんどくさい、仕事が増える
- 監査のために時間を作るなんて、今でも時間がないのにやめてほしい
- うちの会社でそんなのとっても猫に小判で過剰じゃないか
- 認証も費用がかかるんだから、そんな費用かけるなら給料に反映してよ
これらの違いはなぜ起こるのか、どうしたら自分と同じような思いを持ってもらえるのか説明していきます
人は馴染みのものが好きだ「現状維持バイアス」
自分の好きな本のShinkSmart（著：ロルフ・ドベリー、訳：安原実津）の中に”現状維持を好んでしまうわけ”という章がある
なにか新しいものを導入しようとする人が理解しておかなくてはいけないのはこういうことだ
人には変化よりも現状維持をよしとする、「現状維持バイアス」がある
得をすることよりも、損失を被ることを避けようとする心理が働きます
そのため、冷静に考えて、長期的な目線に経てば相手の言っていることがわかっても、”直感的”には抵抗を示します
とくにその内容や詳細なことがわからなければ、余計にそう思うのは必然です
そこで以下のことを部署内調整する前に準備して話をしましょう
社内調整前の準備
新しいものを受け入れるのには相手のメリットとデメリットを見えるようにしなくてはいけません
しかも、”事柄”だけではなく、”時間”も伝える必要があります
あとは”量”も重要となります
そのため以下の準備をしましょう
- スケジュールを作成（簡易でもいいので、いつ頃から始めていつごろに完了、相手の出番はいつ？）
- 内容を一覧化（ちょっと手間ですが、要求事項があれば、それを一覧化する）
- 内容に対して関係するところを一覧化（内容とだれ（どの部署）がどこを担当するか明確にする）
- 人・部署での必要目安時間を一覧化にいれる（適当でもいいので、内容と概要時間を作る）
これらを準備して、さあ、調整しましょう
さあ、調整しましょう
調整する際は会議体を取る、もしくは立ち話で進める形になります
基本的には部署の上長に話しします
直接できなければ影響力のある人材から部署長へ話を通してもらいます
おすすめは直接、もしくはオンラインでの会議体です
相手の時間をもらい、時間を決めて実施しましょう
その際は、事前資料は準備し、決められた時間（1時間以内）内に説明し、返答する
この1時間はその後の進め方にも影響するので、どうやるか事前に考えて望みましょう
おすすめは、最初5分挨拶、世間話→「折り入って相談なんですが」→内容と趣旨説明（20分）：あくまで長期的にいいことがあること、取引先に対してアピールできること（誰でもそうだよね！と言えることを繰り返す）→質問タイム
誰でもそうだよね！の質問を先に入れておくと「Yes」をもらいやすくなります
相手の質問のときは「違う」と思っても、まずは「そうですね」と同意して、問題点を共有して、どうしたら、その問題が解決するかの話に終始するようにしましょう
出来るか出来ないかの議論ではなく、「どうやったらできるのか」の議論に徹しましょう
さらに、これが出来た場合には「文書の作成は手伝ってもらいたいんですが・・・」を入れるといいかもしれません
これは、相手と一緒に社内のルール（文書）を作りたいということです
ここで相手のメリットにアプローチします
ルールを作れば、少なからず自分のいいように、やりやすいように出来ることを伝えます
しかも、そのルール作成は認証をすすめるほうがメインでやるので、ルール作りのデメリットも少なくなり、相手にとってのメリットが出てきます
これでもうまく行かない、出来ない理由ばかり並べてきたら「社長に相談したら、○○さん（相談者）に頼ったらうまく手伝ってくれるよ」って言われて・・・
って、言ってみると、「ぐっ！」っと協力姿勢が高まります
これは社長の権威性と、相手の重要感を刺激しています
これは打ち合わせ15分前くらいに出しましょう
この会議での打ち合わせでいちばん重要なのはすすめることへの「同意」を得ることです
内容の説明は好意的な人には進めれますが、否定的な人にはそのあとにちょっとずつ伝えましょう～
後出しでも十分です！！
実際やってみると、最初の説明から何度か変更されるのが普通ですので！
まとめ
今回は社内調整について説明しました
人の特性を理解して、ロジカルに相手へアプローチしましょう
まずは内容を見せること、計画をたてること
相手には「そうですね！」の内容から話始め、本題を説明
「どうやったらできる」の議論に徹し、最後には「社長に相談したら・・・」の権威性を振りかざし、相手に重要感をもたせて引き込みましょう
内容説明としながら、「同意」をもらうことを中心に話を進めます
各部署の長を社内調整で巻き込んでしまえば、他の部署のメンバーにも「○○部長へは話してあるけど、知ってる？」って、広めて行きやすくなります
社内調整の最初は各部署の長を狙って、抑えることで圧倒的に楽になるのでぜひ、やってみてください
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ぜひ、一緒に考え、学び成長していきましょう
特にそれぞれの苦労話や、今悩んでいることがあれば、相談ください！
必ず返答させてもらいます
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